Manter uma equipe própria ou contratar uma empresa terceirizada? Essa é uma dúvida comum quando uma empresa precisa estruturar determinadas atividades da operação.
A resposta não está simplesmente em descobrir qual opção custa menos. É preciso considerar o tempo dedicado pela gestão, a estrutura necessária para manter os profissionais, a necessidade de especialização, as substituições e a forma como o serviço será acompanhado.
Em algumas situações, manter uma equipe própria pode fazer sentido. Em outras, contratar uma empresa especializada pode ser uma alternativa para organizar determinadas atividades.
Neste artigo, você vai entender o que deve ser analisado antes de escolher entre contratação interna e terceirização.
Neste artigo, você vai entender:
- como funciona uma equipe própria;
- como funciona a terceirização;
- quais fatores devem entrar na comparação;
- quando cada modelo pode fazer sentido;
- quais perguntas responder antes de tomar uma decisão.
O que significa manter uma equipe própria?
Na contratação interna, os profissionais fazem parte da estrutura da própria empresa.
Isso significa que a organização assume diretamente responsabilidades relacionadas à equipe, desde a contratação até o acompanhamento das atividades.
Dependendo da operação, isso pode envolver:
- recrutamento e seleção;
- contratação;
- treinamento;
- organização de horários e escalas;
- acompanhamento dos profissionais;
- controle de faltas e afastamentos;
- substituições;
- avaliação do trabalho.
Esse modelo pode funcionar bem quando a empresa já possui estrutura para administrar essas atividades e quando existe necessidade de manter aquele trabalho diretamente integrado à organização.
Por outro lado, quanto maior a equipe ou mais complexa a atividade, maior pode ser a estrutura necessária para administrá-la.
Como funciona a terceirização?
Na terceirização, a empresa contrata uma prestadora para executar determinadas atividades previamente definidas.
A prestadora passa a ser responsável pela gestão dos profissionais envolvidos no serviço, conforme as responsabilidades estabelecidas na contratação.
Isso pode envolver atividades como:
- higienização corporativa;
- limpeza hospitalar;
- limpeza industrial;
- limpeza de grandes fachadas;
- limpeza profissional para o agronegócio;
- recrutamento e seleção.
A empresa contratante continua acompanhando o serviço e definindo suas necessidades, mas parte da gestão da operação passa para a empresa especializada.
Por isso, terceirizar não significa simplesmente passar uma atividade para outra empresa. É necessário definir o que será realizado, quais são as responsabilidades de cada parte e como o serviço será acompanhado.
Para entender esse processo em mais detalhes, veja também [como funciona a terceirização de serviços na prática].
Como comparar terceirização e contratação interna?
A comparação precisa considerar mais do que o valor apresentado em uma proposta ou o salário de um profissional.
Uma forma prática de analisar a decisão é observar cinco pontos:
custo total, gestão necessária, especialização, continuidade da operação e controle.
Custo total da operação
O primeiro ponto é entender quanto realmente custa manter determinada atividade.
Quando a empresa considera apenas o salário de um profissional, pode deixar de fora outros recursos envolvidos na manutenção daquela equipe.
Dependendo da atividade, também podem existir custos e esforços relacionados a:
- recrutamento;
- treinamento;
- supervisão;
- substituições;
- equipamentos;
- materiais;
- organização de escalas.
Na terceirização, o custo é definido conforme o serviço e o escopo contratado.
Por isso, uma comparação mais adequada é:
“Quanto custa manter essa operação funcionando da forma que minha empresa precisa?”
e não apenas:
“Quanto custa um funcionário?”
Tempo dedicado pela gestão
Uma atividade também pode gerar um custo indireto: o tempo que a gestão precisa dedicar a ela.
Uma equipe própria pode exigir acompanhamento de faltas, organização de substituições, orientação de profissionais, resolução de problemas e avaliação dos serviços.
Quando uma empresa terceiriza determinada atividade, parte dessa gestão pode passar para a prestadora, conforme o que foi contratado.
Por isso, vale analisar:
Quanto tempo minha equipe dedica atualmente a essa atividade?
Se esse tempo for significativo, é importante considerar o impacto que essa gestão tem sobre outras atividades da empresa.
Necessidade de profissionais especializados
Nem todas as atividades possuem o mesmo nível de complexidade.
Algumas podem ser incorporadas facilmente à estrutura interna. Outras exigem treinamento específico, equipamentos, procedimentos ou experiência.
Isso é particularmente relevante em operações como limpeza hospitalar, limpeza industrial ou limpeza de grandes estruturas.
Nesse caso, a empresa pode comparar o esforço necessário para desenvolver essa estrutura internamente com a possibilidade de contratar uma prestadora que já possua experiência naquele tipo de operação.
O objetivo não é assumir que um modelo é melhor que o outro, mas entender qual deles consegue atender à necessidade existente com a estrutura disponível.
Faltas e substituições
Uma ausência pode comprometer uma atividade quando não existe estrutura preparada para lidar com ela.
Em uma equipe própria, a empresa precisa organizar internamente as alternativas para cobrir faltas e manter a operação funcionando.
Na terceirização, a responsabilidade pelas substituições pode fazer parte da estrutura da prestadora, dependendo do contrato.
Por isso, antes de contratar, uma pergunta importante é:
O que acontece quando o profissional responsável pelo serviço não pode comparecer?
Mais do que saber se a empresa fornece profissionais, é importante entender como ela trabalha para manter a continuidade da operação.
Controle e acompanhamento
Outro ponto é entender quem será responsável pela gestão e pelo acompanhamento do serviço.
Com uma equipe própria, a empresa administra diretamente os profissionais.
Na terceirização, a prestadora assume a gestão dos profissionais responsáveis pelo serviço contratado, dentro das responsabilidades definidas.
Isso não significa que a empresa contratante deixa de acompanhar a operação.
Ela continua podendo estabelecer necessidades, avaliar resultados e comunicar problemas relacionados ao serviço.
A diferença está principalmente em quem administra diretamente os profissionais responsáveis pela execução.
Terceirização significa perder o controle?
Não.
A empresa contratante continua precisando saber:
- o que está sendo realizado;
- quais são os padrões esperados;
- como o serviço será acompanhado;
- quem são os responsáveis pelo contato;
- como os problemas serão comunicados.
Por isso, o escopo precisa estar bem definido antes do início da operação.
Quanto mais claras forem as responsabilidades, menor a possibilidade de surgirem conflitos ou expectativas diferentes durante a execução.
Para aprofundar esse ponto, veja também [os erros mais comuns na gestão de serviços terceirizados].
Quando uma equipe própria pode fazer sentido?
A contratação interna pode ser considerada quando a empresa:
- já possui estrutura de RH e gestão de pessoas;
- tem capacidade para realizar recrutamento e treinamento;
- precisa acompanhar diretamente aquela atividade;
- possui uma equipe já estruturada;
- considera aquela atividade estratégica para o negócio;
- consegue administrar faltas e substituições.
Nesse cenário, manter a equipe internamente pode estar alinhado à estrutura existente.
O ponto principal é verificar se a empresa possui condições de sustentar essa operação ao longo do tempo.
Quando a terceirização pode ser uma alternativa?
A terceirização pode ser considerada quando a empresa identifica que determinada atividade exige uma estrutura que ela não possui ou que consome recursos importantes da gestão.
Alguns exemplos são:
- dificuldade para contratar profissionais;
- necessidade de treinamento específico;
- problemas recorrentes com faltas e substituições;
- necessidade de equipamentos ou estrutura própria;
- grande quantidade de profissionais envolvidos;
- atividades que não fazem parte do negócio principal;
- necessidade de reduzir a carga de gestão sobre determinada operação.
Nesses casos, uma empresa especializada pode assumir a execução e a gestão dos profissionais relacionados ao serviço contratado.
Para conhecer outras possibilidades, veja também [quais serviços podem ser terceirizados por uma empresa de facilities].
7 perguntas para fazer antes de tomar a decisão
Antes de escolher entre equipe própria e terceirização, responda:
1. Quanto custa realmente manter essa atividade internamente?
Considere os recursos necessários para manter a operação funcionando.
2. Quanto tempo a gestão dedica a essa atividade?
Avalie o tempo gasto com profissionais, problemas e acompanhamento.
3. Temos estrutura para contratar e treinar profissionais?
Se não existe uma estrutura preparada, será necessário considerar o esforço para criá-la.
4. Como lidamos com faltas e substituições?
Uma ausência não deveria comprometer toda a operação.
5. A atividade exige conhecimento ou treinamento específico?
Quanto maior a especialização, mais importante é avaliar a estrutura disponível.
6. Quem acompanha a qualidade do serviço?
Independentemente do modelo, alguém precisa acompanhar se o serviço está sendo realizado conforme o esperado.
7. O que queremos melhorar com essa decisão?
Defina o motivo da mudança: reduzir tempo de gestão, resolver problemas de contratação, aumentar capacidade operacional ou acessar profissionais especializados.
Como tomar uma decisão mais consciente?
Depois de analisar esses pontos, a empresa pode seguir uma sequência simples:
1. Identifique a atividade.
O que exatamente precisa ser realizado?
2. Entenda a estrutura atual.
Quem executa? Quem administra? Quanto tempo isso consome?
3. Levante o custo total.
Considere os recursos necessários para manter a operação.
4. Identifique os principais problemas.
Existem dificuldades com contratação, treinamento, faltas, substituições ou acompanhamento?
5. Compare as alternativas.
Avalie se é mais adequado desenvolver essa estrutura internamente ou contratar uma empresa especializada.
6. Defina como o resultado será acompanhado.
Estabeleça como a qualidade da operação será avaliada depois da decisão.
Terceirização ou contratação interna: não existe uma resposta única
A escolha entre manter uma equipe própria ou terceirizar uma atividade depende da realidade de cada empresa.
Custo, estrutura, tempo de gestão, especialização, continuidade e controle são alguns dos fatores que precisam entrar nessa análise.
Uma equipe própria pode fazer sentido quando a empresa possui estrutura e necessidade de administrar diretamente aquela atividade.
A terceirização pode ser uma alternativa quando a empresa busca uma estrutura especializada para determinadas operações ou quer reduzir a carga de gestão sobre atividades que não fazem parte do seu negócio principal.
O mais importante é entender o que a empresa precisa resolver antes de escolher o modelo.
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A decisão de terceirizar deve começar pela compreensão da necessidade da operação.
Depois disso, é possível avaliar qual estrutura faz mais sentido e quais responsabilidades precisam ser assumidas por cada parte.
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