Uma empresa não precisa esperar se tornar grande para começar a contratar serviços de facilities. Em muitos casos, a necessidade aparece quando determinadas atividades passam a exigir mais tempo, estrutura ou conhecimento especializado do que a empresa consegue administrar internamente.
Por isso, não existe um número específico de funcionários ou faturamento que determine quando uma empresa precisa de facilities. O mais importante é observar a complexidade da operação e o que a gestão precisa administrar diariamente.
Neste artigo, você vai entender quais sinais indicam essa necessidade, como o porte da empresa influencia essa decisão e quando pode fazer sentido contar com uma empresa especializada.
Existe um tamanho ideal para contratar serviços de facilities?
Não existe um porte mínimo.
Uma empresa pequena pode contratar um serviço específico de facilities desde o início, enquanto uma empresa maior pode continuar mantendo determinadas atividades internamente.
O que muda é a necessidade da operação.
Uma empresa com poucos funcionários, por exemplo, pode ter um ambiente que exige limpeza profissional, profissionais especializados ou uma rotina operacional que não vale a pena estruturar internamente.
Já uma empresa maior pode precisar administrar diferentes ambientes, unidades, turnos e equipes, aumentando a complexidade da operação.
Por isso, em vez de perguntar apenas:
“Minha empresa é grande o suficiente para contratar facilities?”
vale perguntar:
“Temos estrutura para administrar internamente todas as atividades que precisamos manter funcionando?”
Essa mudança de perspectiva ajuda a identificar o momento certo.
Por que uma empresa pequena pode precisar de facilities?
Facilities não é uma solução exclusiva para grandes empresas.
Uma empresa pequena também pode optar por terceirizar determinada atividade quando percebe que mantê-la internamente exige uma estrutura que ainda não possui.
Isso pode acontecer quando a atividade exige:
- profissionais preparados;
- treinamento específico;
- equipamentos adequados;
- substituições em caso de faltas;
- acompanhamento da operação;
- conhecimento especializado.
Imagine uma empresa com uma equipe administrativa pequena. Para manter determinada atividade internamente, ela precisaria cuidar de contratação, treinamento, acompanhamento e substituições.
Nesse caso, pode fazer sentido contar com uma empresa especializada, enquanto a equipe interna permanece concentrada no negócio principal.
Isso não significa que toda empresa pequena precise terceirizar. A decisão deve partir da necessidade, e não do tamanho da empresa. Na prática, essa escolha também envolve avaliar os fatores entre manter uma equipe própria ou contratar uma empresa especializada.
7 sinais de que sua empresa pode estar precisando de facilities
1. A gestão está gastando muito tempo com atividades operacionais
Quando gestores precisam dedicar uma parte significativa do dia a tarefas que não estão diretamente relacionadas ao negócio, vale revisar essa estrutura.
O ponto não é apenas o tempo gasto, mas o que a gestão deixa de fazer por causa dele.
2. Está ficando difícil manter a qualidade
Uma operação pode funcionar bem no início e apresentar problemas conforme cresce.
Falta de padronização, profissionais insuficientes, dificuldade de acompanhamento e ausência de treinamento podem comprometer a qualidade.
Quando esses problemas começam a ser recorrentes, a estrutura atual pode não estar mais acompanhando a necessidade da empresa.
3. A atividade exige profissionais especializados
Nem toda operação pode ser tratada da mesma maneira.
Limpeza hospitalar, limpeza industrial e limpeza de grandes fachadas, por exemplo, possuem necessidades específicas de treinamento, procedimentos e equipamentos.
Quando uma atividade exige conhecimento que a empresa não possui internamente, contar com profissionais especializados pode ser uma alternativa.
4. Faltas e substituições estão prejudicando a operação
Uma ausência pode ser administrável em uma equipe estruturada.
Mas, quando não existem profissionais disponíveis para substituição, uma falta pode comprometer todo o serviço.
A capacidade de manter a continuidade da operação deve fazer parte da análise.
5. A empresa aumentou sua estrutura física
Mais espaço pode significar mais ambientes, maior circulação de pessoas e uma rotina operacional mais complexa.
Se a estrutura de serviços permaneceu igual enquanto a empresa cresceu, vale verificar se ela ainda é suficiente.
6. A empresa abriu ou pretende abrir novas unidades
Atender diferentes locais traz novos desafios.
Além da execução, passa a ser necessário manter um padrão de qualidade e organizar a operação entre diferentes unidades.
7. A empresa cresceu, mas sua estrutura operacional não acompanhou
Esse é um dos sinais mais claros.
A empresa pode aumentar clientes, funcionários ou unidades sem ampliar proporcionalmente sua estrutura operacional.
Quando isso acontece, atividades que antes eram simples podem começar a consumir mais tempo e gerar mais problemas.
O que muda conforme o porte da empresa?
O porte influencia a complexidade, mas não determina sozinho a necessidade.
Pequenas empresas podem utilizar facilities para resolver atividades específicas que não compensam estruturar internamente.
Médias empresas podem precisar de uma estrutura mais organizada conforme aumentam os espaços, profissionais e atividades.
Grandes empresas podem enfrentar desafios adicionais relacionados a múltiplas unidades, turnos, grandes áreas, volume de profissionais e operações especializadas.
Em qualquer um dos casos, não é necessário terceirizar tudo.
A empresa pode avaliar atividade por atividade e decidir quais funções fazem sentido manter internamente e quais podem contar com uma estrutura especializada.
Quais atividades podem fazer parte dessa estrutura?
Os serviços de facilities podem variar de acordo com a realidade de cada empresa.
Entre as atividades que podem ser estruturadas por meio de empresas especializadas estão:
- higienização corporativa;
- limpeza hospitalar;
- limpeza industrial;
- limpeza de grandes fachadas;
- limpeza profissional para o agronegócio;
- recrutamento e seleção de efetivos.
Uma empresa pode precisar de apenas uma dessas soluções, enquanto outra pode necessitar de diferentes serviços.
O importante é identificar qual problema a empresa precisa resolver, em vez de contratar um serviço apenas porque outras empresas fazem isso.
Terceirizar uma atividade também pode ser uma decisão de estrutura
Uma empresa pode terceirizar uma atividade não apenas porque cresceu, mas porque não quer ou não consegue criar internamente toda a estrutura necessária para administrá-la.
Isso pode envolver recrutamento, treinamento, organização da equipe, substituições e acompanhamento.
Nesse caso, a terceirização passa a ser uma alternativa para estruturar determinada parte da operação.
É importante, porém, não tratar a terceirização como uma forma automática de eliminar responsabilidades ou riscos jurídicos. O contrato, o escopo do serviço e as responsabilidades de cada parte precisam ser definidos adequadamente.
Como saber se sua empresa está no momento certo?
Antes de tomar uma decisão, faça estas perguntas:
- Quanto tempo nossa gestão dedica atualmente a essa atividade?
- Temos profissionais suficientes para manter o serviço funcionando?
- Conseguimos lidar com faltas, férias e substituições?
- A atividade exige treinamento ou conhecimento específico?
- Temos os equipamentos e a estrutura necessários?
- A qualidade do serviço está sendo mantida?
- Nossa operação cresceu nos últimos meses?
- Estamos planejando novas unidades ou aumento de estrutura?
- Essa atividade está desviando a atenção da equipe do negócio principal?
- Uma empresa especializada resolveria uma necessidade real da operação?
Se várias respostas apontarem para dificuldades que a estrutura atual não consegue resolver bem, pode ser o momento de avaliar alternativas.
Facilities não é uma questão de tamanho, mas de necessidade
Uma empresa não precisa atingir determinado faturamento ou número de funcionários para começar a utilizar serviços de facilities.
A necessidade pode surgir quando a empresa cresce, quando uma atividade se torna mais complexa ou simplesmente quando determinada função passa a exigir uma estrutura que a empresa não possui.
Por isso, a pergunta mais importante não é “qual é o tamanho da minha empresa?”, mas:
“Quais atividades precisamos manter funcionando e qual estrutura é necessária para fazer isso bem?”
A partir dessa resposta, fica mais fácil decidir o que deve permanecer internamente e onde uma empresa especializada pode ajudar.
A Boreal Sistemas atua com serviços de facilities
A Boreal Sistemas atua desde 2000 com serviços terceirizados para diferentes necessidades operacionais, incluindo higienização corporativa, limpeza hospitalar, limpeza industrial, limpeza de grandes fachadas, limpeza profissional para o agronegócio e recrutamento e seleção de efetivos.
A necessidade de facilities pode surgir em diferentes momentos da empresa. O importante é entender a realidade da operação e identificar quais atividades precisam de uma estrutura especializada.
Conheça a Boreal Sistemas e veja como os serviços de facilities podem ser estruturados de acordo com a necessidade da sua empresa.
